Đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, kế toán bán hàng là công việc được rất nhiều người quan tâm. Đặc biệt là các bạn trẻ mới ra trường hoặc đang làm quen với lĩnh vực kế toán. Vậy kế toán bán hàng là ai? Công việc của nhân viên kế toán bán hàng bao gồm những gì? Tham khảo ngay bài viết của Bestjob để tìm được câu trả lời!
Công việc của kế toán bán hàng là gì?
Công việc của kế toán bán hàng sẽ phụ thuộc vào đặc thù ngành nghề kinh doanh cũng như tình hình cụ thể của doanh nghiệp, cửa hàng đó. Mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngành nghề khác nhau thì khối công việc của kế toán bán hàng cũng khác nhau.
Sau đây là mô tả công việc kế toán bán hàng tổng quát mà hầu như nhân viên kế toán bán hàng nào cũng phải thực hiện.
Cập nhật giá, hàng hóa
- Thường xuyên cập nhật giá, sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm quản trị kế toán.
- Thông báo sửa đổi đến các bộ phận có liên quan nếu giá thay đổi.
Quản lý các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng
- Xuất hóa đơn cho khách hàng và kèm theo bảng kê chi tiết hàng hóa. Trường hợp nếu khách hàng không xuất hóa đơn bạn nên chủ động làm bảng kê để theo dõi và hỗ trợ cho việc làm báo cáo sau này.
- Nhập số liệu bán hàng, mua hàng vào phần mềm kế toán, bao gồm bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT (nếu có)
- Cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.
- Theo dõi và thực hiện tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng, bao gồm chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán (nếu có)
- Cập nhật đầy đủ các hóa đơn bán hàng có liên quan, bao gồm hóa đơn bán hàng và hóa đơn bán dịch vụ
- Quản lý các hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp trong kỳ bán hàng để hỗ trợ cho việc hạch toán sau này.
Kiểm tra và cập nhật số liệu hàng hóa từ kho
- Phối hợp Kế toán kho, Thủ kho đối chiếu số liệu hàng xuất – tồn hằng ngày để nắm rõ số lượng, giá trị của lượng hàng hóa xuất ra cũng như lượng sản phẩm được nhập vào. Thực hiện đối chiếu với số liệu trên phần mềm hệ thống để đảm bảo tính trùng khớp.
- Tổng hợp số liệu bán – mua hàng trong ngày, lấy đó làm căn cứ để lập báo cáo liên quan vào cuối ngày.
- Phối hợp với Kế toán kho, Thủ kho hàng ngày kiểm tra và Lập các báo cáo hàng hóa cho cấp trên để cập nhật tình hình hàng hóa theo từng kỳ bán hàn trong doanh nghiệp.
Theo dõi công nợ bán hàng
- Phối hợp với Kế toán doanh thu, Kế toán công nợ phải thu thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng
- Lên kế hoạch thu hồi công nợ và thực hiện đốc thúc công nợ của khách hàng trong quá trình bán hàng.
- Quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách.
Lập các báo cáo bán hàng
- Lập báo cáo danh mục hàng hóa bán ra theo kỳ bán hàng.
- Lập báo cáo công nợ phải thu theo yêu cầu của quản lý.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính theo định kỳ tháng, quý, năm.
Các công việc khác
- Làm báo giá hàng hóa
- Làm hợp đồng bán hàng cho khách hàng khi yêu cầu
- Quản lý và theo dõi khách hàng (nếu có)
- Thực hiện các công việc phát sinh theo yêu cầu.
. Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Một quy trình chuẩn giúp kế toán bán hàng thực hiện nghiệp vụ bán hàng chính xác, tiết kiệm thời gian cũng như giảm rủi ro sai sót. Dưới đây là các bước cơ bản mà tôi thường áp dụng trong doanh nghiệp:
Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Bước 1: Nhận đơn hàng – xuất hóa đơn
Khi bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn từ khách hàng, kế toán cần kiểm tra:
- Thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ).
- Sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, chiết khấu nếu có.
- Điều kiện thanh toán theo hợp đồng.
Sau khi xác nhận đầy đủ, kế toán lập hóa đơn (GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) đúng theo ngày giao hàng. Việc này được áp dụng chính xác: doanh thu chỉ được ghi nhận khi nghĩa vụ đã hoàn thành và có chứng từ hợp lệ.
Giá trị thực tế: Hóa đơn chính xác giúp tránh rủi ro thuế, hỗ trợ thanh toán kịp thời tạo cơ sở cho báo cáo doanh thu đúng kỳ.
Bước 2: Ghi nhận doanh thu – công nợ
Khi hóa đơn đã được lập cũng như hàng hóa/dịch vụ đã cung cấp, kế toán thực hiện định khoản các nghiệp vụ bán hàng:
- Ghi nhận doanh thu vào sổ kế toán.
- Ghi nhận công nợ phải thu tương ứng với khách hàng.
- Theo dõi giá vốn nếu hàng hóa được xuất kho.
Giá trị thực tế: Ghi nhận kịp thời giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng lợi nhuận, đồng thời quản lý công nợ chính xác, giảm rủi ro thiếu hụt dòng tiền.
Ví dụ: Doanh nghiệp xuất 100 sản phẩm trị giá 50 triệu đồng, giá vốn là 30 triệu đồng. Bút toán sẽ ghi nhận doanh thu 50 triệu, giá vốn 30 triệu và công nợ 50 triệu đối với khách hàng.
Bước 3: Theo dõi thanh toán của khách hàng
Kế toán liên tục theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng:
- Cập nhật tình trạng thanh toán theo hợp đồng.
- Nhắc nhở khách hàng khi gần đến hạn.
- Phối hợp với bộ phận bán hàng xử lý các trường hợp chậm thanh toán hoặc tranh chấp.
- Giá trị thực tế: Quản lý công nợ chặt chẽ giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền và giảm tỷ lệ nợ xấu.
Bước 4: Hạch toán nghiệp vụ đặc thù
Một số nghiệp vụ phát sinh ngoài chuẩn như:
- Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại.
- Hàng bán bị trả lại.
- Điều chỉnh doanh thu do sai sót trong hóa đơn.
Kế toán phải ghi nhận đúng thời điểm cũng như chứng từ hợp lệ để báo cáo phản ánh chính xác. Đây là bước quan trọng để đảm bảo nghiệp vụ kế toán bán hàng được thực hiện đầy đủ, tránh sai lệch trong báo cáo tài chính cuối kỳ.
Bước 5: Báo cáo định kỳ – lưu trữ chứng từ
Cuối mỗi kỳ (thường tuần, tháng, quý), kế toán tổng hợp:
- Báo cáo doanh thu theo khách hàng, nhóm sản phẩm.
- Báo cáo công nợ phải thu, công nợ quá hạn.
- Đối chiếu số liệu giữa bán hàng – kho – kế toán tổng hợp.
- Lưu trữ chứng từ theo chuẩn mực kế toán để phục vụ kiểm tra, đối chiếu hoặc thanh tra thuế.
Giá trị thực tế: Quy trình báo cáo định kỳ giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh kịp thời, tăng khả năng ra quyết định nhanh, đồng thời giảm thiểu sai sót do lưu trữ và xử lý dữ liệu thủ công.
CÔNG TY TNHH BEST CAR VIETNAM
- Tel: 024.2321.9888 – 0832.988.588
- Địa chỉ : Số 208, Phố Việt Hưng, Phường Việt Hưng, Thành phố Hà Nội .
- Website: www.BestJob.vn
Xem thêm: